Wenn Sie Ihre eigene Website oder ein digitales Unternehmen betreiben, wissen Sie, dass Zeit das kostbarste Gut ist. Die Aufgaben stapeln sich ständig, die Tage scheinen wie im Flug zu vergehen, und große Träume, die eine sorgfältige Planung erfordern, werden in Ihrem Kalender immer weiter nach hinten geschoben. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie ständig Brände löschen oder unbedeutende Aufgaben erledigen müssen, kann es schwierig sein, Zeit (und Energie) für einige der wichtigeren Dinge aufzubringen, die Ihr Unternehmen zum Wachstum braucht.
Deshalb stelle ich Ihnen im heutigen Beitrag meine 10 besten digitalen Tools vor, mit denen Sie Ihre Effizienz maximieren, Ihren Alltag ein wenig besser bewältigen und sich mehr Zeit für die Dinge nehmen können, die Ihre Leidenschaft entfachen.
Diese Tools sollen Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren, sich zu konzentrieren und in einigen Fällen sogar einen Teil Ihrer Arbeit zu automatisieren. Sind Sie bereit? Los geht's!
[Aufgaben-/Teamleiter]
Es gibt wahnsinnig viele Aufgabenmanager (Asana, Trello, Basecamp usw.), aber Teamwork war schon immer mein Favorit. Erstens erhalten Sie 2 Projekte und 100 MB Speicherplatz kostenlos, ohne jemals ein Upgrade oder einen Kauf tätigen zu müssen. Höherstufige Pakete sind preislich moderat und sehr flexibel.
Zweitens verfügt Teamwork im Gegensatz zu vielen anderen Aufgabenmanagern über eine integrierte Zeitleistenfunktion, mit der Sie kurzfristige UND langfristige Ziele festlegen können. Sie können ein übergreifendes Ziel für Ihr Quartal festlegen, das dann in verschiedene Aufgabenlisten unterteilt werden kann, die wiederum in spezifische Aufgaben unterteilt werden, die verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen werden. Und all diese Ziele und Aufgaben werden in einem Kalender übersichtlich dargestellt. Diese Funktion hilft mir und meinen Kunden, das große Ganze im Auge zu behalten und sich nicht von den Hunderten von Kleinigkeiten aufhalten zu lassen, die wir auf dem Weg zum Ziel erledigen müssen.
Drittens ist Teamwork nicht nur ein To-Do-Listen-Manager, sondern ein Online-Drehkreuz für Ihr gesamtes Unternehmen. Sie können dort wichtige Dateien zu Ihren Projekten speichern, auf die Ihr gesamtes Team Zugriff hat. Sie können interne Nachrichten versenden. Sie können Notizbücher erstellen, um die Protokolle Ihrer digitalen Besprechungen festzuhalten. Ihre Teammitglieder können die Stunden protokollieren, die sie für Aufgaben aufgewendet haben (eine großartige Funktion, um zu überprüfen, was zu viel Zeit in Anspruch nimmt). Sie können sogar Rechnungen erstellen und Kunden auf der Grundlage der protokollierten Stunden oder Projektgebühren in Rechnung stellen.
Es ist eine Plattform, die eine gewisse Zeit braucht, um sie vollständig zu erlernen und sich daran zu gewöhnen, aber sobald Sie den Dreh raus haben, könnte sie Ihr wertvollstes digitales Geschäftsinstrument werden.
[Speichern, Organisieren und Bearbeiten von Dateien]
Die meisten von Ihnen kennen wahrscheinlich Google Drive zum Speichern und Freigeben von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Fotos, Dateien, Ordnern usw. Es ist eine unglaubliche Ressource, um alle Dateien, die Sie benötigen, weltweit zugänglich zu machen. Das bedeutet, dass es im Grunde egal ist, ob Sie an Ihrem eigenen Computer/Laptop, einem mobilen Gerät oder dem Computer Ihrer Mutter arbeiten, weil Ihrer kaputt ist... Sie haben immer noch Zugriff auf die Dateien, die Sie am meisten brauchen. Ein dreifaches Hoch auf die Cloud!
Google Drive ermöglicht es Ihnen auch, Dateien sekundengenau unter den Teammitgliedern auf dem neuesten Stand zu halten. Das heißt, wenn Sie eine Änderung an einem Google-Dokument oder einer Tabelle vornehmen, können alle anderen, die Zugriff auf die Datei haben, diese Änderungen sofort sehen. Sie können auch durch die Änderungshistorie blättern, um frühere Versionen zu finden, im Bearbeitungsmodus Vorschläge machen und Kopien der endgültigen Versionen herunterladen und auf Ihrer Festplatte speichern.
Wenn Ihre Arbeit mehrere Bearbeitungsrunden, sich ständig ändernde Kalkulationstabellen oder einfach viele Köche in der Küche umfasst, könnte Google Drive für die Maximierung der Teameffizienz entscheidend sein. Anstatt darauf zu warten, dass erst Person A, dann Person B und dann Person C Änderungen vornehmen und per E-Mail verschicken... könnten Sie alle drei gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, und zwar in Echtzeit mit einer Live-Chat Funktion, um Ideen hin und her zu schieben. Dadurch wird auch die Frage geklärt, welche Version einer Datei, die hundertmal hin- und hergeschickt wurde, die neueste ist - alle haben dieselbe Masterdatei in der Cloud gespeichert. Genial!
[Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Kostenerfassung]
Freshbooks ist meine Lieblingsressource für jeden Unternehmer, der mit der Buchhaltung zu kämpfen hat. Ganz gleich, ob Sie nach einer schlankeren und einfacheren Möglichkeit suchen, Rechnungen zu versenden und zu verwalten, abrechenbare Stunden für Kundenprojekte zu erfassen oder alle Ihre Geschäftsausgaben zu erfassen - Freshbooks hat alles für Sie.
Wenn Sie Stunden Ihrer Tage/Wochen/Monate damit verbringen, Ihre Zeiterfassungsbögen zu führen, Rechnungen zu schreiben oder Belege zu organisieren, verlieren Sie wertvolle Zeit, die Sie anderweitig nutzen könnten. Freshbooks ist super einfach zu bedienen und bietet sogar mobile Apps, damit Sie alle Ihre Buchhaltungstools auch unterwegs nutzen können. Sie haben gerade neue Druckertinte gekauft? Machen Sie ein Foto von der Quittung, laden Sie es hoch und verbuchen Sie es sofort als Ausgabe. Fertig und erledigt.
[Ablenkungsblocker]
Digitale Ablenkungen gibt es heutzutage wie Sand am Meer, und nichts schadet der Produktivität schneller als ein Schuhverkauf auf Ihrer Lieblingswebsite, oder? Wenn Sie dazu neigen, sich von bestimmten Websites oder Social-Media-Plattformen ablenken zu lassen, wird Anti-Social Ihr Leben verändern. Es ist eine App, die Sie von allen Websites ausschließt, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit zu verrichten. Legen Sie die Liste der Websites fest, die Sie reizen und in Versuchung führen, stellen Sie den integrierten Timer ein, und los geht's! Anti-Social sperrt Sie für so viele Minuten/Stunden/Tage, wie Sie brauchen, und es ist umständlich und kompliziert, das System außer Kraft zu setzen. Sie können sogar einen Zeitplan für Anti-Social festlegen (z. B. montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr sind Sie vollständig von allen Ablenkungsseiten ausgesperrt).
Auf meiner Liste stehen Facebook, Twitter, YouTube, Buzzfeed und eine Fülle von Online-Shopping-Seiten (#noshame). Aber seit ich Anti-Social verwende, bin ich in konzentrierteren Zeitabschnitten produktiver und der Besuch dieser geliebten Websites ist zu einem Vergnügen oder einer Belohnung geworden, wenn ich einen Teil meiner Arbeit erledigt habe. Es gibt keine bessere Motivation als das Versprechen eines albernen Katzenvideos am Ende meiner digitalen Aussperrung.
[Terminkalender]
Für viele Unternehmer geht ein großer Teil ihrer Zeit bei der Planung von Kundengesprächen oder Terminen verloren. Nun, Acuity ist hier, um Ihr Leben an dieser Front ein wenig einfacher zu machen. Mit Acuity können Sie einen Kalender mit verfügbaren Zeiten für verschiedene Arten und Längen von Terminen einrichten und dann einfach den Link mit allen teilen, die einen Termin mit Ihnen vereinbaren müssen. Kunden können ihre eigenen Termine buchen, verschieben und absagen, ohne Sie mit einer Flut von Textnachrichten/Anrufen/E-Mails zu belästigen. Außerdem sendet Acuity Erinnerungs- und Nachfass-E-Mails an Kunden, die einen Termin gebucht haben, so dass Sie keine Zeit mit verpassten Anrufen/Treffen verschwenden müssen. Acuity ist mein Lieblingstool zur Terminplanung für Friseure, Hundeausführer, Marketingberater und so ziemlich jeden.
[Vertragsmanager]
Wenn Ihr Unternehmen viel Papierkram erfordert (und wenn Sie ein Dienstleister sind, kann das durchaus der Fall sein), werden Sie wahrscheinlich verrückt, wenn Sie einen Vertrag nach dem anderen erstellen. Und Ihre Kunden sind vielleicht nicht begeistert von der Aussicht, endlosen Papierkram ausdrucken, unterschreiben, scannen und zurückschicken zu müssen. Was, wenn sie etwas übersehen? Dann müssen Sie den ganzen Prozess noch einmal von vorne beginnen, und noch bevor Sie mit Ihrer wertvollen Dienstleistung begonnen haben, fühlt sich Ihr Kunde bereits gestresst und wenig beeindruckt.
Lernen Sie HelloSign kennen - ein digitales Tool, mit dem Sie eine Vorlage hochladen, sie für jeden Kunden anpassen und alle Teile, die eine elektronische Unterschrift oder Initialen benötigen, deutlich markieren können, bevor Sie sie abschicken. Wenn alle Parteien den Vertrag unterschrieben haben, wird eine endgültige digitale Kopie per E-Mail an alle gesendet und kann in HelloSign selbst oder sogar in Ihrem Google Drive gespeichert werden. Ganz einfach, Zitrone auspressen.
[Social Media Scheduler]
Wenn Sie ein Online-Unternehmen betreiben, ist eine Präsenz in den sozialen Medien ein Muss. Aber wer hat schon Zeit, den ganzen Tag auf Twitter/Facebook/Google+ zu sitzen und Statusmeldungen zu posten? Ich sicherlich nicht. Deshalb verwende ich Hootsuite, um die Inhalte der sozialen Medien für die kommende Woche (und manchmal sogar für den ganzen Monat) zu planen. Verbringen Sie einen Samstag damit, Ihren Hootsuite-Kalender zu füllen, und lassen Sie die Beiträge automatisch erscheinen!
[E-Reader]
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, Inhalte zu finden, mit denen Sie Ihre Sozialmarketing Kalender können viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen. Flipboard hat mein Leben in dieser Hinsicht um ein Vielfaches einfacher gemacht. Es ist eine App, die wie eine Zeitschrift aussieht und sich auch so anfühlt, und Sie können Zeitschriften zu einer unbegrenzten Anzahl von Themen erstellen und verfolgen. Sie haben etwas gefunden, das Ihnen gefällt? Sie können es entweder sofort auf Ihren sozialen Plattformen teilen oder es in ein von Ihnen selbst erstelltes Magazin umwandeln und den Link sicher aufbewahren, um ihn später in Hootsuite hochzuladen. Mit Flipboard ist es für mich und meine Kunden ein Kinderspiel, sich über Branchentrends auf dem Laufenden zu halten, und ich kann Ihnen nur empfehlen, es ebenfalls auszuprobieren!
[Social Media Stat Tracker]
Sobald Sie einen Stapel von Inhalten haben und bereit sind, einige Beiträge zu planen, empfehle ich Ihnen, Bitly zu verwenden, um Ihre Links zu kürzen und den Erfolg Ihrer Marketingbemühungen zu verfolgen. Bitly verfolgt, wie oft Ihr Link angeklickt wurde und wo er weitergegeben wurde. Es ist eine sehr einfache Methode, um einige grundlegende Statistiken über Ihre soziale Marketingstrategie zu erhalten.
[Redaktionskalender]
Wenn Sie bereit sind, Ihre Online-Präsenz mit einem Blog zu verstärken, ist CoSchedule der einzige Redaktionskalender, den ich empfehlen würde. Das Layout entspricht dem eines Monatskalenders, so dass Sie Inhalte weit in die Zukunft planen können. Gleichzeitig können Sie die entsprechenden Beiträge in den sozialen Medien planen, um Ihre redaktionellen Inhalte zu bewerben. Was es jedoch von anderen Kalendertools abhebt, ist die Tatsache, dass es sich hervorragend für die Verwaltung eines kleinen oder großen Teams von Mitarbeitern/Autoren eignet. Sie können verschiedenen Autoren verschiedene Beiträge zuweisen, Aufgaben und Fristen aufschlüsseln und sogar Kommentare hinterlassen, um die Kreativität anzuregen. Der Support ist unschlagbar und gibt Ihnen das Gefühl, ein Mensch zu sein, um den man sich wirklich kümmert - mit kostenlosen Online-Schulungen, einer Fülle wertvoller Informationen in ihrem Blog, kostenlosen Goodies per Post und regelmäßigen persönlichen Gesprächen. Wenn das nicht ausreicht, um Sie beim Bloggen auf Trab zu halten, dann weiß ich nicht, was es ist.
Puh, das sollte (vorerst) genügen. Ich hoffe, Sie fanden diesen Beitrag hilfreich und fühlen sich inspiriert, einige Ihrer internen Systeme und Prozesse zu digitalisieren. Es ist allzu leicht, sich in den alltäglichen Aufgaben des Geschäftsbetriebs zu verzetteln. Aber Ihre Zeit und Energie ist immer besser für die Planung der Zukunft und den Aufbau Ihres Unternehmens eingesetzt.
Welche Tools verwenden Sie, um Ihre Effizienz und Produktivität zu steigern? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen!
DE 
EN 
ES 
FR 
PT 
Schöner Artikel, gute Sammlung von Tools