Lorsque vous gérez votre propre site d'adhésion ou votre entreprise numérique, vous savez que le temps est la denrée la plus précieuse. Les tâches ne cessent de s'accumuler, les jours semblent filer à toute allure et les grands rêves qui nécessitent une planification minutieuse ne cessent d'être repoussés dans votre calendrier. Lorsque vous avez l'impression d'être constamment en train d'éteindre des incendies ou d'effectuer des tâches subalternes, il peut être difficile de réserver du temps (et de l'énergie) pour certaines des choses plus importantes dont votre entreprise a besoin pour se développer.
C'est pourquoi, dans le billet d'aujourd'hui, je partage mes 10 meilleurs outils numériques pour maximiser l'efficacité, rendre votre quotidien un peu plus gérable et vous aider à dégager du temps pour les choses qui vous passionnent vraiment.
Ces outils sont conçus pour vous aider à rationaliser vos processus, à rester concentré et, dans certains cas, à automatiser une partie de votre charge de travail. Vous êtes prêt ? C'est parti !
[Gestionnaire de tâches/équipes]
Il existe un nombre impressionnant de gestionnaires de tâches (Asana, Trello, Basecamp, etc.), mais Teamwork a toujours été mon préféré. Tout d'abord, vous obtenez 2 projets et 100 Mo d'espace gratuitement, sans obligation de mise à niveau ou d'achat. Les forfaits de niveau supérieur sont proposés à des prix modestes et sont très flexibles.
Deuxièmement, contrairement à de nombreux autres gestionnaires de tâches, Teamwork intègre une fonction de calendrier qui vous permet de fixer des objectifs à court terme ET à long terme. Vous pouvez définir un objectif global pour votre trimestre, qui peut ensuite être divisé en plusieurs listes de tâches, qui sont elles-mêmes divisées en tâches spécifiques assignées à différents membres de l'équipe. Tous ces objectifs et toutes ces tâches sont présentés de manière claire dans un calendrier. C'est une fonction très pratique qui nous aide, moi et mes clients, à rester concentrés sur la situation dans son ensemble et à ne pas nous laisser submerger par les centaines de petites choses que nous devons faire pour y parvenir.
Troisièmement, Teamwork n'est pas seulement un gestionnaire de listes de tâches : c'est un centre en ligne pour l'ensemble de votre entreprise. Vous pouvez y stocker des fichiers importants liés à vos projets, auxquels toute votre équipe peut accéder. Vous pouvez envoyer des messages internes. Vous pouvez créer des carnets de notes pour consigner les comptes rendus de toutes les réunions numériques que vous organisez. Les membres de votre équipe peuvent enregistrer les heures qu'ils ont consacrées à des tâches (une fonction très utile pour vérifier ce qui prend trop de temps). Vous pouvez même créer des factures et facturer les clients sur la base des heures enregistrées ou des frais de projet.
C'est une plateforme dont la maîtrise et l'adaptation peuvent prendre un certain temps, mais une fois que vous l'aurez bien en main, elle pourrait bien devenir votre outil professionnel numérique le plus précieux.
[Stockage, organisation et édition de fichiers]
La plupart d'entre vous connaissent probablement Google Drive pour le stockage et le partage de documents, de feuilles de calcul, de photos, de fichiers, de dossiers, etc. Il s'agit d'une ressource incroyable qui vous permet de garder tous les fichiers dont vous avez besoin accessibles dans le monde entier. En d'autres termes, peu importe que vous soyez sur votre propre ordinateur, sur un appareil mobile ou sur l'ordinateur de votre mère parce que le vôtre est cassé... vous avez toujours accès aux fichiers dont vous avez le plus besoin. Trois acclamations pour le nuage !
Google Drive vous permet également de tenir les fichiers à jour à la seconde près parmi les membres de l'équipe. En d'autres termes, si vous apportez une modification à un document ou à une feuille de calcul Google, toute autre personne ayant accès au fichier peut instantanément prendre connaissance de ces modifications. Vous pouvez également parcourir l'historique des révisions pour trouver des versions antérieures, faire des suggestions en mode "édition" et télécharger des "copies papier" des versions finales pour les enregistrer sur votre disque dur.
Si votre travail implique plusieurs séries de révisions, des feuilles de calcul en constante évolution, ou si vous avez tout simplement beaucoup de cuisiniers dans la cuisine, Google Drive peut s'avérer essentiel pour maximiser l'efficacité de l'équipe. Au lieu d'attendre que la personne A fasse des modifications et les envoie par courriel, puis la personne B, puis la personne C... vous pourriez tous les trois travailler sur le même document en même temps et en temps réel, avec une fonction de chat en direct pour échanger des idées. Cela élimine également toute confusion quant à la version la plus récente d'un fichier qui a été envoyé et renvoyé une centaine de fois - vous avez tous le même fichier principal stocké dans le nuage. C'est génial !
[Facturation, suivi du temps de travail et suivi des dépenses].
Freshbooks est ma ressource préférée pour tout propriétaire d'entreprise qui a du mal à tenir sa comptabilité. Que vous recherchiez un moyen plus élégant et plus simple d'envoyer et de gérer vos factures, de suivre vos heures facturables pour les projets de vos clients ou de comptabiliser toutes vos dépenses professionnelles, Freshbooks a tout ce qu'il vous faut.
Si vous passez des heures de vos journées/semaines/mois à suivre méticuleusement vos feuilles de temps, à rédiger des factures à la main ou à organiser des reçus, vous perdez un temps précieux qui pourrait être consacré à autre chose. Freshbooks est très facile à utiliser, et il existe même des applications mobiles pour que vous puissiez emporter tous vos outils de comptabilité avec vous. Vous venez d'acheter de l'encre pour votre imprimante ? Prenez une photo du reçu, téléchargez-la et enregistrez-la immédiatement en tant que dépense. C'est fait et c'est fini.
[Bloqueur de distraction]
Les distractions numériques sont légion de nos jours, et rien ne tue la productivité plus rapidement qu'une vente de chaussures sur votre site web préféré, n'est-ce pas ? Si vous avez tendance à vous laisser distraire par certains sites web ou plateformes de médias sociaux, Anti-Social est sur le point de changer votre vie. Il s'agit d'une application qui vous bloque l'accès à tout site web qui vous empêche de travailler. Définissez la liste des sites web qui vous attirent et vous tentent, réglez le minuteur intégré et c'est parti ! Anti-Social vous bloque pour le nombre de minutes/heures/jours dont vous avez besoin, et il est difficile et compliqué de passer outre le système. Vous pouvez même programmer votre Anti-Social (par exemple, du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h, vous n'avez accès à aucun site de distraction).
Ma liste comprend Facebook, Twitter, YouTube, Buzzfeed et une pléthore de sites d'achat en ligne (#noshame). Mais depuis que j'ai commencé à utiliser Anti-Social, je suis plus productif dans des périodes de temps plus concentrées et la visite de ces sites Web bien-aimés est devenue une gâterie ou une récompense lorsque j'ai terminé une partie de mon travail. Il n'y a pas de meilleure motivation que la promesse d'une vidéo de chat stupide à la fin de ma période d'enfermement numérique.
[Planificateur de rendez-vous]
Pour de nombreux entrepreneurs, une grande partie du temps est perdue dans la planification des appels ou des rendez-vous avec les clients. Acuity est là pour vous rendre la vie un peu plus facile à ce niveau. Acuity vous permet d'établir un calendrier avec les heures disponibles pour différents types et durées de rendez-vous, puis de partager simplement le lien avec toute personne souhaitant prendre un rendez-vous avec vous. Les clients peuvent prendre, reporter et annuler leurs propres rendez-vous sans avoir à vous déranger avec une avalanche de SMS, d'appels ou de courriels. De plus, Acuity envoie des rappels et des emails de suivi aux clients qui ont pris rendez-vous, ce qui vous évite de perdre beaucoup de temps à cause d'appels ou de réunions manqués. C'est mon outil de planification préféré pour les coiffeurs, les promeneurs de chiens, les consultants en marketing et à peu près tout le monde.
[Gestionnaire de contrat]
Si votre activité nécessite beaucoup de paperasserie (et si vous êtes un prestataire de services, c'est tout à fait possible), vous êtes probablement en train de devenir fou à force de créer contrat sur contrat. Et vos clients ne sont peut-être pas enchantés à l'idée de devoir imprimer, signer, scanner et renvoyer des documents à n'en plus finir. Et s'ils oublient quelque chose ? Vous devez alors recommencer tout le processus et, avant même d'avoir commencé à fournir votre précieux service, votre client se sent déjà stressé et peu impressionné.
Voici HelloSign, un outil numérique qui vous permet de télécharger un modèle, de le personnaliser pour chaque client et d'indiquer clairement les parties qui nécessitent leur signature électronique ou leurs initiales avant de l'envoyer. Lorsque toutes les parties ont signé le contrat, une copie numérique finale est envoyée par courriel à tout le monde et peut être stockée dans HelloSign lui-même ou même dans votre Google Drive. Facile à faire, facile à faire.
[Planificateur de médias sociaux]
Quand on gère une entreprise en ligne, il est indispensable d’être présent sur les réseaux sociaux. Mais qui a vraiment le temps de passer ses journées sur Twitter, Facebook ou Google+ à publier des mises à jour ? Pas moi, en tout cas. C’est pourquoi j’utilise Hootsuite pour programmer mes publications sur les réseaux sociaux pour la semaine à venir (et parfois même pour tout le mois). Consacrez un samedi à remplir votre calendrier Hootsuite et laissez les publications s'afficher automatiquement !
[Lecteur électronique]
Dans le même ordre d'idées, trouver du contenu pour remplir votre calendrier de marketing social peut prendre beaucoup de temps et d'énergie. Flipboard m'a simplifié la vie à ce niveau. Il s'agit d'une application qui ressemble à un magazine, et vous pouvez créer et suivre des magazines sur un nombre illimité de sujets. Vous avez trouvé quelque chose qui vous plaît ? Vous pouvez soit le partager immédiatement sur vos plateformes sociales, soit le "retourner" dans un magazine de votre propre création et conserver le lien en toute sécurité pour le télécharger plus tard dans Hootsuite. Flipboard m'a permis, ainsi qu'à mes clients, de me tenir au courant des tendances du secteur, et je vous encourage vivement à l'essayer vous aussi !
[Social media stat tracker]
Une fois que vous avez une pile de contenu et que vous êtes prêt à programmer des posts, je vous recommande vivement d'utiliser Bitly pour raccourcir vos liens et vous aider à suivre le succès de vos efforts de marketing. Bitly permet de savoir combien de fois votre lien a été cliqué et où il a été partagé. C'est un moyen très simple d'obtenir des statistiques de base sur votre stratégie de marketing social.
[Calendrier éditorial]
Si vous êtes prêt à dynamiser votre présence en ligne grâce à un blog, CoSchedule est le seul calendrier éditorial que je recommanderais. Sa mise en page ressemble à celle d’un véritable calendrier mensuel, ce qui vous permet de planifier votre contenu bien à l’avance. Parallèlement, vous pouvez planifier des publications sur les réseaux sociaux en lien avec votre contenu éditorial afin de le promouvoir. Mais ce qui le distingue des nombreux autres outils de calendrier, c’est son efficacité pour gérer une équipe de contributeurs ou de rédacteurs, qu’elle soit petite ou grande. Vous pouvez attribuer différents articles à divers rédacteurs, avec une répartition des tâches et des échéances, et même vous laisser des commentaires les uns aux autres pour stimuler la créativité. Et comme si cela ne suffisait pas, leur service client est imbattable : ils vous traitent vraiment comme une personne à qui ils accordent une attention sincère, grâce à des formations en ligne gratuites, une mine d’informations précieuses sur leur blog, des cadeaux gratuits envoyés par la poste et des prises de contact régulières et personnalisées. Si cela ne suffit pas pour vous permettre de rester au top de votre blog, je ne sais pas ce qui le fera.
Voilà qui devrait suffire (pour l'instant). J'espère que cet article vous a été utile et qu'il vous donne envie de numériser certains de vos systèmes et processus internes. Il est trop facile de s'enliser dans les tâches banales de la gestion d'une entreprise. Mais votre temps et votre énergie sont toujours mieux utilisés pour planifier l'avenir et développer votre entreprise.
Quels sont les outils que vous utilisez pour améliorer votre efficacité et votre productivité ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !
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bel article, bonne collection d'outils