Quando você administra seu próprio site de associação ou negócio digital, sabe que o tempo é o bem mais precioso. As tarefas estão sempre se acumulando, os dias parecem passar voando e os grandes sonhos que exigem um planejamento cuidadoso são cada vez mais adiados no seu calendário. Quando você sente que está constantemente apagando incêndios ou fazendo tarefas domésticas, pode ser difícil reservar tempo (e energia) para algumas das coisas mais importantes de que sua empresa precisa para crescer.
É por isso que, na postagem de hoje, estou compartilhando minhas 10 melhores ferramentas digitais para maximizar a eficiência, tornar seu dia a dia um pouco mais gerenciável e ajudar a reservar algum tempo para as coisas que realmente despertam sua paixão.
Essas ferramentas são projetadas para ajudar a simplificar seus processos, mantê-lo concentrado e, em alguns casos, até mesmo automatizar parte de sua carga de trabalho. Pronto? Vamos lá!
[Gerenciador de tarefas/equipe].
Há um número absurdo de gerenciadores de tarefas no mercado (Asana, Trello, Basecamp, etc.), mas o Teamwork sempre foi o meu favorito. Em primeiro lugar, você recebe 2 projetos e 100 MB de espaço gratuitamente, sem obrigação de fazer upgrade ou comprar. Os pacotes de níveis mais altos têm preços modestos e são muito flexíveis.
Em segundo lugar, ao contrário de muitos outros gerenciadores de tarefas, o Teamwork tem um recurso de linha do tempo incorporado que permite definir metas de curto e longo prazo. Você pode definir uma meta abrangente e marcante para o trimestre, que pode ser dividida em várias listas de tarefas, que são divididas em tarefas específicas atribuídas a vários membros da equipe. E todas essas metas e tarefas são claramente delineadas para você em um calendário. É um recurso bacana que ajuda a mim e a meus clientes a manter o foco no panorama geral e a não ficarmos atolados com as centenas de pequenas coisas que temos de fazer para chegar lá.
Em terceiro lugar, o Teamwork não é apenas um gerenciador de listas de tarefas: é um centro on-line para toda a sua empresa. Você pode armazenar arquivos importantes relacionados aos seus projetos para que toda a sua equipe possa acessá-los. Você pode enviar mensagens internas. Você pode criar cadernos para registrar as atas de todas as reuniões digitais que realizar. Os membros da sua equipe podem registrar as horas que gastaram em tarefas (um ótimo recurso para verificar o que está tomando muito tempo). Você pode até mesmo criar faturas e cobrar dos clientes com base nas horas registradas ou nas taxas do projeto.
É uma plataforma que pode levar algum tempo para ser totalmente aprendida e ajustada, mas, quando você pegar o jeito, ela poderá ser sua ferramenta de negócios digital mais valiosa.
[Armazenamento, organização e edição de arquivos].
A maioria de vocês provavelmente conhece o Google Drive para armazenar e compartilhar documentos, planilhas, fotos, arquivos, pastas etc. É um recurso incrível para manter todos os arquivos de que você precisa acessíveis globalmente. Isso basicamente significa que não importa se você está em seu próprio computador/laptop, ou em um dispositivo móvel, ou no computador da sua mãe porque o seu está quebrado... você ainda tem acesso aos arquivos de que mais precisa. Três vivas para a nuvem!
O Google Drive também permite que você mantenha os arquivos atualizados ao segundo entre os membros da equipe. O que quero dizer com isso é que, se você fizer uma alteração em um documento ou planilha do Google, qualquer outra pessoa que tenha acesso ao arquivo poderá ver essas alterações instantaneamente. Você também pode percorrer os históricos de revisão para encontrar versões anteriores, fazer sugestões no modo "editar" e fazer download de "cópias impressas" das versões finais para salvar em seu disco rígido.
Se o seu trabalho envolve várias rodadas de edição de cópias, planilhas que mudam constantemente ou se você simplesmente tem muitos cozinheiros na cozinha, o Google Drive pode ser essencial para maximizar a eficiência da equipe. Em vez de ficar sentado esperando que a pessoa A faça as edições e as envie por e-mail, depois a pessoa B, depois a pessoa C... todos os três poderiam estar trabalhando no mesmo documento ao mesmo tempo, em tempo real, com um bate-papo ao vivo para trocar ideias entre si. Isso também elimina qualquer confusão sobre qual versão de um arquivo que foi enviado centenas de vezes é a mais recente - todos vocês têm o mesmo arquivo mestre armazenado na nuvem. Genial!
[Faturamento, controle de tempo e controle de despesas].
Freshbooks é meu recurso favorito para qualquer empresário que tenha dificuldades com a contabilidade. Se você está procurando uma maneira mais elegante e simples de enviar e gerenciar faturas, controlar as horas faturáveis para projetos de clientes ou contabilizar todas as suas despesas comerciais, o Freshbooks tem tudo o que você precisa.
Se você gasta horas de seus dias/semanas/meses controlando meticulosamente suas folhas de ponto, elaborando faturas ou organizando recibos, está perdendo um tempo valioso que poderia ser gasto em outro lugar. O Freshbooks é muito fácil de usar e tem até aplicativos móveis para que você possa levar todas as suas ferramentas de contabilidade para qualquer lugar. Acabou de comprar uma nova tinta para a impressora? Tire e carregue uma foto do recibo e registre-o como despesa imediatamente. Pronto e pronto.
[Bloqueador de distrações].
Hoje em dia, as distrações digitais são um centavo a dúzia, e nada mata a produtividade mais rapidamente do que uma venda de sapatos em seu site favorito, certo? Se você é propenso a ser deixado de lado por determinados sites ou plataformas de mídia social, o Anti-Social está prestes a mudar sua vida. Trata-se de um aplicativo que o bloqueia de qualquer site que o impeça de trabalhar. Defina a lista de sites que o provocam e tentam, defina o cronômetro integrado e pronto! O Anti-Social mantém você bloqueado pelo número de minutos/horas/dias que precisar, e a substituição do sistema é complicada e confusa. Você pode até mesmo programar o Anti-Social (por exemplo, de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h, você fica totalmente bloqueado de todos os sites de distração).
Minha lista inclui Facebook, Twitter, YouTube, Buzzfeed e uma infinidade de sites de compras on-line (#noshame). Mas, desde que comecei a usar o Anti-Social, tenho sido mais produtivo em períodos mais concentrados e visitar esses sites amados se tornou um prazer ou uma recompensa por terminar uma parte do meu trabalho. Não há motivação melhor do que a promessa de um vídeo de um gato bobo no final do meu bloqueio digital.
[Agendador de compromissos].
Para muitos empresários, uma boa parte do tempo é perdida no agendamento de chamadas ou compromissos com clientes. Bem, a Acuity está aqui para ajudar a tornar sua vida um pouco mais fácil nesse aspecto. O Acuity permite que você configure um calendário com horários disponíveis para diferentes tipos/ durações de compromissos e, em seguida, simplesmente compartilhe o link com qualquer pessoa que precise agendar um horário com você. Os clientes podem marcar, reagendar e cancelar seus próprios compromissos sem precisar incomodá-lo com uma enxurrada de mensagens de texto/chamadas/e-mails. Além disso, o Acuity enviará lembretes e e-mails de acompanhamento para os clientes que agendaram compromissos, o que evita que você perca muito tempo com chamadas/reuniões perdidas. Essa é sem dúvida a minha ferramenta de agendamento favorita para cabeleireiros, passeadores de cães, consultores de marketing e praticamente qualquer pessoa.
[Gerente de contratos].
Se o seu negócio exige muita papelada (e se você é um prestador de serviços, é bem possível que sim), você provavelmente está enlouquecendo ao criar contrato após contrato após contrato. E seus clientes podem não estar entusiasmados com a perspectiva de ter que imprimir, assinar, digitalizar e enviar de volta uma papelada interminável. E se eles perderem alguma coisa? Então, você terá que começar todo o processo novamente e, antes mesmo de começar a prestar seu valioso serviço, seu cliente já estará estressado e pouco impressionado.
Conheça o HelloSign - uma ferramenta digital que permite fazer upload de um modelo, personalizá-lo para cada cliente e marcar claramente as partes que precisam de assinatura eletrônica ou iniciais antes de enviá-lo. Quando todas as partes tiverem assinado o contrato, uma cópia digital final será enviada por e-mail para todos e poderá ser armazenada no próprio HelloSign ou até mesmo em seu Google Drive. Fácil, espremedor de limão.
[Agendador de mídia social].
Quando se administra um negócio on-line, a presença na mídia social é imprescindível. Mas quem realmente tem tempo para ficar no Twitter/Facebook/Google+ o dia todo postando atualizações de status? Eu certamente não tenho. É por isso que uso o Hootsuite para programar o conteúdo de mídia social para a próxima semana (e, às vezes, até para o mês inteiro). Passe um sábado preenchendo seu calendário do Hootsuite e deixe as postagens saírem automaticamente!
[Leitor eletrônico].
Em uma observação relacionada, encontrar conteúdo para preencher seu marketing social pode consumir muito tempo e energia. O Flipboard tornou minha vida muito mais fácil nesse aspecto. É um aplicativo que se parece com uma revista, e você pode criar e acompanhar revistas sobre um número ilimitado de tópicos. Encontrou algo de que gostou? Você pode compartilhá-lo imediatamente em suas plataformas sociais ou "transformá-lo" em uma revista de sua própria criação e manter o link seguro para carregar no Hootsuite mais tarde. O Flipboard tornou muito fácil manter-se atualizado sobre as tendências do setor para mim e para meus clientes, e eu o encorajo a experimentá-lo também!
[Rastreador de estatísticas de mídia social].
Quando você tiver uma pilha de conteúdo e estiver pronto para programar algumas postagens, recomendo enfaticamente o uso do Bitly para encurtar seus links e ajudar a acompanhar o sucesso de seus esforços de marketing. O Bitly acompanhará quantas vezes seu link foi clicado e onde ele foi compartilhado. É uma maneira muito fácil de obter algumas estatísticas básicas sobre sua estratégia de marketing social.
[Calendário editorial].
Se você estiver pronto para aumentar sua presença on-line com um blog, o CoSchedule é o único calendário editorial que eu recomendaria. Seu layout é o de um calendário mensal real para que você possa planejar o conteúdo para o futuro. Ao mesmo tempo, é possível planejar publicações relacionadas nas mídias sociais para promover seu conteúdo editorial. Mas o que o diferencia de várias outras ferramentas de calendário é o fato de ser excelente para gerenciar uma equipe pequena ou grande de colaboradores/escritores. Você pode atribuir diferentes postagens a vários redatores, juntamente com um detalhamento de tarefas e prazos, e até mesmo deixar comentários uns para os outros para estimular a criatividade. Caso isso não seja suficiente, o suporte da empresa é imbatível e eles realmente fazem você se sentir como um ser humano com o qual se importam de verdade, com treinamentos on-line gratuitos, toneladas de informações valiosas no blog, brindes gratuitos pelo correio e verificações pessoais de rotina. Se isso não for suficiente para mantê-lo no topo de sua carreira de blogueiro, não sei o que será.
Ufa, isso deve ser suficiente (por enquanto). Espero que esta publicação tenha sido útil e que você se sinta inspirado a digitalizar alguns de seus sistemas e processos internos. É muito fácil ficar atolado nas tarefas rotineiras da administração de uma empresa. Mas seu tempo e sua energia são sempre mais bem aproveitados no planejamento para o futuro e na construção do seu negócio.
Que ferramentas vocês estão usando para aumentar a eficiência e a produtividade? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!
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bom artigo, boa coleção de ferramentas