Le travail d'équipe à distance et numérique est devenu très en vogue, en particulier depuis l'apparition de la COVID-19. Des e-mails aux réunions virtuelles en passant par la gestion de projets, Internet et les nouveaux outils ont permis aux chefs d'entreprise de constituer des équipes solides comme jamais auparavant.
Mais, parmi tous les outils disponibles, lesquels sont les mieux adaptés aux petites entreprises qui se sont tournées vers le numérique ? Dans cet article, nous allons vous présenter plusieurs applications de collaboration et de productivité en ligne qui permettront sans aucun doute à votre équipe à distance de continuer à fonctionner à plein régime !
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Outils de gestion de projet
Asana
Asana est une puissante plateforme de gestion de projets qui contient une suite complète d'outils destinés à aider les petites entreprises à stimuler leur productivité. Avec Asana, les équipes peuvent organiser, suivre et gérer l'avancement de leurs projets. Cet outil est également doté d'une fonction de calendrier, de listes de tâches, de rappels et de notifications automatiques pour tous les membres de l'équipe.
Asana propose un plan gratuit qui vous permet de collaborer avec un maximum de 15 membres de l'équipe. Les formules payantes commencent à $10,99 par mois.
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Trello
Trello est l'un des outils de gestion de projet les plus connus en ligne. La plateforme permet aux chefs d'entreprise de créer des listes, des tableaux ou des calendriers à partager avec les membres de l'équipe et de suivre les missions et l'avancement des projets. Asana peut s'intégrer à tous vos outils préférés, tels que Google Drive, Slack, Evernote, etc.
Trello propose une option gratuite qui permet de créer 10 tableaux d'équipe, ainsi qu'un plan Gold qui offre aux entreprises des fonctionnalités telles que davantage d'options et une automatisation avancée pour $5 par mois. Pour encore plus de fonctionnalités, les entrepreneurs peuvent bénéficier d'un nombre illimité de tableaux d'équipe, d'options et de bien plus encore à partir de $9,99 par mois avec Trello Business Class.
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ClickUp
Fondé en 2016, ClickUp est l'un des outils de gestion de projet les plus récents du marché. La plateforme offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer vos projets, notamment des calendriers, des outils de planification, une boîte de réception, des documents, et bien plus encore. ClickUp se veut une solution tout-en-un et s'intègre à la plupart des outils et applications que vous êtes susceptible d'utiliser dans votre entreprise.
ClickUp propose un plan Free Forever qui permet un nombre illimité de tâches et d'utilisateurs. Cependant, si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, les plans commencent à $5 par mois lorsque vous payez annuellement.
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Outils de partage/stockage de fichiers
Dropbox
Dropbox est l'un des outils de partage et de stockage de fichiers les plus populaires et les plus connus. Grâce à cet outil, les équipes peuvent rapidement et efficacement rédiger et partager des documents et partager des images ou des fichiers entiers avec les membres de l'équipe. Cet outil est particulièrement utile si vous devez partager des documents volumineux ou des informations confidentielles.
Dropbox propose une formule gratuite si vous souhaitez tester le service. Toutefois, si vous êtes prêt à vous lancer et à exploiter pleinement cet outil, les formules payantes commencent à $9,99 par mois en cas de paiement annuel.
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Google Drive
Si vous possédez déjà un compte Gmail, il y a de fortes chances que vous connaissiez déjà Google Drive. Grâce à cet outil, vous pouvez rédiger des documents, créer des feuilles de calcul, partager des formulaires et bien plus encore, le tout depuis votre compte. Et vous pouvez partager ces documents et formulaires en quelques clics seulement.
Google Drive vous permet également de préserver la confidentialité de vos fichiers en autorisant uniquement les personnes disposant d'un lien à consulter votre contenu. Vous pouvez même inviter les membres de votre équipe à modifier, afficher et commenter vos documents, ce qui rend le processus de modification et de collaboration transparent.
Tous les utilisateurs d'un compte Gmail ont accès à une version limitée de Google Drive, mais les formules payantes qui incluent davantage de stockage et de fonctionnalités commencent à $1,99 par mois.
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Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive est un autre outil de partage/stockage de fichiers qui existe depuis un certain temps et qui est maintenant affilié à Windows 10. Avec OneDrive, vous pouvez stocker et partager des copies de vos documents et synchroniser ces fichiers entre les appareils.
Si vous êtes déjà utilisateur de Microsoft, vous disposez d'un compte OneDrive gratuit offrant 5 Go d'espace de stockage. Tous les abonnements Microsoft 365 incluent également un accès à OneDrive sous une forme ou une autre. Si vous souhaitez passer à un abonnement supérieur, les forfaits commencent à $1,99 par mois.
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Outils de communication en ligne
Slack
Slack est un outil de communication et de collaboration qui permet aux équipes d'envoyer des messages privés et publics au sein d'un groupe. L'outil offre des canaux personnalisables étiquetés pour des sujets spécifiques afin d'organiser les conversations et comprend une fonction d'appel vidéo et vocal. Slack s'intègre également à de nombreuses applications, telles que Google Docs, Dropbox, etc.
Slack propose une formule gratuite si vous souhaitez vous faire une première idée de l'outil. Si vous appréciez cet outil (et ce sera sans doute le cas), les formules payantes commencent à $6,67 par mois en cas de paiement annuel.
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Troupeau
Flock est un autre excellent outil de collaboration et de communication qui permet aux membres d'une équipe travaillant à distance de discuter entre eux, d'organiser des événements, de partager des fichiers, d'animer des réunions virtuelles et bien plus encore, le tout depuis une seule et même plateforme. À l'instar de Slack, Flock s'intègre à des outils tels que Google Drive, Asana et MailChimp afin d'aider votre entreprise à rester productive de la manière la plus pratique possible.
Vous souhaitez essayer Flock ? Vous pouvez le tester gratuitement, tandis que les offres payantes commencent à $4,50 par mois.
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Discord
Discord est un outil de chat tout-en-un qui convient parfaitement aux grandes équipes et organisations. Comme Slack, Discord propose des discussions privées et publiques, ainsi que des canaux réservés à des sujets spécifiques. L'outil permet également de partager des documents entre les membres de l'équipe, ainsi que des communications vocales, vidéo et textuelles illimitées.
Si vous souhaitez essayer Discord par vous-même, vous serez ravi d'apprendre que cet outil est entièrement gratuit !
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Pumble
Pumble est un gratuit L'application de chat en équipe permet aux équipes de rester bien connectées grâce à des fonctions clés de collaboration et de communication. La plateforme convient aux équipes de toutes tailles et de tous types. Elle offre un nombre illimité d'utilisateurs, un historique de chat illimité, des outils d'administration des utilisateurs et des espaces de travail, une assistance web 24/7, des notifications personnalisables pour les applications web et mobiles, des solutions simples pour gérer les membres des espaces de travail, un partage facile de fichiers, de liens et d'images, ainsi que d'autres fonctionnalités impressionnantes.
Par ailleurs, avons-nous mentionné que Pumble est 100% libre?
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Outils de réunion en ligne
Zoom
Si vous débutez dans le domaine des réunions en ligne, Zoom est l’une des premières marques dont vous entendrez parler. Zoom permet d’organiser des réunions privées ou de diffuser en direct auprès du grand public. Vous pouvez partager votre écran pour diffuser des notes de réunion ou une présentation, et même utiliser la fonctionnalité de chat privé de Zoom ou les salles de discussion pour des conversations en tête-à-tête. L'outil vous permet également d'enregistrer les réunions.
Zoom propose une formule gratuite très avantageuse, qui vous permet d'accueillir jusqu'à 100 participants pendant 40 minutes maximum. Si vous souhaitez prolonger la durée de votre réunion, les formules payantes sont disponibles à partir de $149,90 par an dans le cadre de l'abonnement annuel.
Microsoft Teams
Microsoft Teams, anciennement connu sous le nom de Skype for Business, est l'un des premiers acteurs du jeu de la vidéoconférence. Cet outil permet aux utilisateurs de communiquer avec les membres de leur équipe par vidéo, voix, messages et partage d'écran. C'est une solution parfaite si vous avez besoin de partager des mises à jour rapides avec votre équipe, si vous voulez partager et obtenir l'approbation d'un projet, ou si vous avez simplement besoin de discuter rapidement avec un membre de l'équipe.
Microsoft Teams propose un plan gratuit qui permet les appels en ligne, le partage d'écran, les pièces jointes, etc. Les formules payantes commencent à $5 par mois et par utilisateur.
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GoToMeeting
GoToMeeting est un autre outil de réunion en ligne qui existe depuis longtemps mais qui est, malheureusement, souvent négligé. GoToMeeting permet d'organiser des conférences téléphoniques, des appels vidéo, d'enregistrer des réunions, de générer des transcriptions, et bien plus encore. Cet outil propose également une messagerie, un chat de groupe et plusieurs intégrations.
GoToMeeting propose une option gratuite pour les utilisateurs qui souhaitent simplement tâter le terrain. Cependant, les plans payants commencent à $12 par an et par utilisateur avec une facturation annuelle.
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Réflexions finales
Le champ d'activité des entreprises évolue et de nombreuses personnes acceptent l'idée de transférer leurs équipes dans l'espace numérique. Sans les outils appropriés, votre petite entreprise risque d'être laissée pour compte. Ne manquez pas de consulter les outils mentionnés ci-dessus pour aider votre équipe à distance à réussir !
Votre outil préféré n'a pas été retenu ? Faites-nous en part dans les commentaires !
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